大きさ、送り先が異なる3つの荷物を、ゆうパックの集荷で発送したのですが、
集荷作業に時間がかかりました。
主な理由は、送り状が「Webゆうパックプリント」で作成した送り状だったためだと思います。
Webゆうパックプリントとは
送り状をブラウザで作成し、
自分でA4普通紙に印刷します。
普通紙なので荷物に貼り付けることはできないので、
郵便局でもらえる袋に入れて、袋を荷物に貼り付けます。
発送履歴、発送元情報、発送先情報などは日本郵便のクラウドで管理できます。
発送は、郵便局に持ち込むか、郵便局に集荷してもらうか、のようです。
郵便局以外のコンビニなどで発送することはできないようです。
手書きとの違いは、PCなどで入力できる、くらいだと思います。
同一あて先割引などは使えますし、追加の割引はありません。
何度も送る発送先であれば、過去の発送履歴から送り状を作成できるので、手間を省けると思います。
逆に、一度しか送らない発送先であれば、手間がかかると思います。
発送元の情報を入力する手間は省けますが、
発送元の情報であれば、手書きの送り状でも郵便局で記入してもらうことはできるようです。
時間がかかった作業
送り状に加筆するために、袋から取り出し、戻す
手書きの送り状であれば、荷物に貼り付けられていますので、そのまま記入できます。
Webゆうパックプリントの送り状の場合、
袋に入っていますので、記入するためには取り出して、記入し終わったら戻す必要があります。
荷物が1つであれば、下記の作業を連続して行うと思います。
・サイズを測って、送料を記入
・受領印の押印
・同一あて先割引の情報記入
・控えの切り離し
・会計
今回、荷物が複数だったので、作業ごとに全ての荷物を処理していたので、送り状を何度も出し入れしていました。
どこで記入するか場所を探す
手書きの送り状であれば、荷物に貼り付けられていますので、そのまま記入できます。
Webゆうパックプリントの送り状の場合、
袋に入っていますので、袋から取り出して記入しますが、取り出した後どこで記入するか、その都度見回していました。
荷物がダンボールに入っていなかったので、荷物の上では書きづらかったのだと思います。
また、複写でない普通紙なので厚みが無いため、荷物の上で書くと荷物に穴があくなど心配したのだと思います。
記入箇所が複数ある
手書きの送り状であれば、複写なので、1か所記入すれば完了します。
Webゆうパックプリントの送り状の場合、
普通紙なので複写ではないため、控えごとに記入する必要があり、控えごとに記入する場所を探して記入する必要があります。
送り状から控えを切り離す
手書きの送り状であれば、控えは剥がすだけで完了します。
Webゆうパックプリントの送り状の場合、
普通紙なので、控えをハサミなどで切り離す必要があります。
ペンやハンコからハサミに持ち代える必要があり、ハサミを探すのに時間がかかります。
ハサミが無くて、強く折り目をつけて手で切り離す人もいました。
ハサミがあるのに、丁寧に折り目をつけてから切り離す人もいました。
発送元からすると、「ご依頼主控」だけ切り離してもらえばいいのですが、
「取扱所控」、「受付局控」も切り離す人もいました。
集荷の時間を短縮するなら
Webゆうパックプリントで作成した送り状で、集荷の時間を短縮できるかもしれないことを記載します。
会計を荷物ごとにおこなってもらう
まとめて会計しようとするから、伝票の出し入れが発生し、時間がかかるように思います。
このため、荷物ごとに会計をしてもらえば時短できる気がします。
ただ、お金の受け渡しの回数が増えるので、余計に時間がかかるかもしれません。
手書きの送り状に適した集荷作業の手順と、
Webゆうパックプリントの送り状に適した集荷作業の手順があり、
集荷作業される方が使い分けられるか、で時間のかかり方が違うのだと予想します。
使い分けられる方なら、まとめて会計でも時間がかかりませんが、
使い分けられない方だと、荷物ごとに会計してもらった方が早いと思われます。
集荷作業される方がどちらなのか分からないので、
荷物ごとに会計してもらうのが、時間がかかるのを防げるように思います。
記入しやすい環境を用意する
送り状に記入しやすい台や、切り離した控えを保持しやすいものを用意しておくといいと思いました。
下記のようなものを用意し、ペンやハサミを繋いでおけば、こちらの時間を節約できる気がします。
送り状にミシン目を入れる
控えの切り離しに時間がかかるので、送り状にミシン目を入れておくとよさそうです。
下記のようなものもあるようです。
カッターやマットを揃えるより、手軽で場所を取らないかもしれません。
今回の用途で、使いやすいかは分かりません。
参考
重い荷物はゆうパックがお得（ヤマト比）
重さのある荷物を発送するとき、ゆうパックで発送しています。
ゆうパックは大きさだけで料金が決まるため、
大きさと重さで決まるヤマトよりも安くなる場合が多いためです。
スマホアプリでの集荷
ゆうパックのあて先をスマホで作成できるアプリはありますが、
郵便局に設置された「ゆうプリタッチ」で読み取る必要があるようです。
このため、集荷では使用できないようです。
ヤマトの宅急便なら、スマホアプリなどで集荷できる仕組みがあり、送り状もスマホアプリなどで入力できるようです。
スマホアプリで送り状を入力して、バーコードを見せる方式（「宅急便をスマホで送る」）では、集荷には対応していないようです。
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